Externe (Personal-) Dienstleister spielen eine kritische Rolle in fast jedem Geschäftsmodell. Egal ob kurzfristige Gewinnziele oder langfristige Wachstumsstrategie: Die Dienstleister sind das Herz vieler organisatorischer Prozesse und Aktivitäten. Als Unternehmer oder Manager können Sie kein nachhaltiges Wachstum sicherstellen, wenn sie sich nicht um praxisnahe Strategien zum Aufbau und zur Pflege starker Beziehungen zu diesen Partnern kümmern.
Für den Aufbau und die Verwaltung von Beziehungen zu Personaldienstleistern gibt es keine Einheitslösung. In jedem Fall jedoch kann effektives Vendor Management ihren Saldo verbessern und Ihnen zufriedene Lieferanten bescheren, die gerne mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten.
Eine wachsende Zahl von Unternehmen implementiert Vendor Management Lösungen um sich selbst und Partnern das Leben einfacher zu machen. Ein Vendor Management System (VMS) macht es Dienstleistern etwa deutlich einfacher, zeitraubende Aufgaben zu erledigen. Dazu gehören zum Beispiel Zahlungen, Zeiterfassung, Unterschriften unter Verschwiegenheitserklärungen etc.
Leider verstehen viele Unternehmen nicht wie ein VMS arbeitet und welche Vorteile ein stringentes Vendor Relationship Management bietet. Dieser Artikel erklärt ausführlich, welche Vorteile VMS bieten und wie diese Vorteile in Ihrem Unternehmen wirken können.
Was ist ein Vendor Management System (VMS)?
Ein Vendor Management System ist eine zumeist webbasierte Anwendung, die Unternehmen bei der Kontrolle von Beschaffungsprozessen und dem Handling flexibler Arbeitsabläufe (Flexible Workforce) unterstützt. Das VMS ist eine zentralisierte Plattform für Kommunikations- und Zahlungsmanagement mit Personaldienstleistern und anderen Parteien, von denen sie externe Leistungen beziehen.
Wenn Sie Mühe mit der effizienten Verwaltung Ihrer Belegschaftskapazitäten haben, kann ein gutes VMS die Lösung sein. Traditionelle HR- und Beschaffungsstrategien erweisen sich bei der Verwaltung externer Workforce selten als sinnvoll. Nutzen Sie stattdessen Technologie und Innovation um in einem zunehmend kompetitiven Umfeld zu wachsen.
Wer kann ein VMS nutzen?
Die meisten KMU Inhaber und Manager glauben, dass nur große Unternehmen VMS nutzen können. Dies ist falsch! Mehr als die Hälfte der mittelgroßen Unternehmen weltweit nutzt VMS. Bei den kleineren Unternehmen sind es immer noch 40 %.
Vielleicht sind sie in der Vergangenheit einmal zu dem Schluss gekommen, dass die Implementierung einer smarten Vendor Management Lösung aufgrund der Größe Ihres Unternehmens nicht möglich sei. Denken Sie noch einmal darüber nach! Sie müssen lediglich eine Aufgabe lösen: Finden Sie eine Vendor Management Plattform die zu den speziellen Anforderungen ihres Geschäfts passt.
So kann Ihr Unternehmen durch ein VMS profitieren
Das richtige VMS bietet Ihnen eine Reihe von Vorteilen. Nachfolgend sind einige davon aufgeführt:
1) Risikominderung
Drittanbieter wie Personaldienstleister sind essenziell für den erfolgreichen Betrieb vieler Unternehmen. Gleichzeitig beinhaltet die Zusammenarbeit mit Drittanbietern jedoch einige Risiken im Hinblick auf Regulierungsvorschriften und unvorhergesehene Kosten.
Ein gutes VMS vereinfacht einfache Bestellprozesse und Poolbestellungen. Sie erhalten die Einblicke, die notwendig sind um Risiken zu identifizieren. Ihr Unternehmen kann diese Risiken so proaktiv managen und dadurch die Sicherheit in der Vertragsbeziehung zum Dienstleister verbessern.
2) Kostenreduktion
Die Implementierung eines VMS kann Ihre Kosten reduzieren. Dies ist möglich, weil sie Ihre Prozesse von überflüssigen Bestandteilen befreien. Ein VMS erhöht die Sichtbarkeit von Prozesskosten und ermöglicht Ihnen damit eine Kontrolle über bislang unsichtbare Kostenbestandteile.
Optimierte Prozesse ermöglichen Ihnen zudem häufig bessere Preise bei Lieferanten und externen Dienstleistern. Auch diese profitieren von der Prozessoptimierung.
3) Verbesserte Compliance
Unternehmen mit mehr oder weniger langen Lieferketten müssen sich mit verschiedenen Anforderungen der Compliance auseinandersetzen. Ein VMS unterstützt Sie bei der Verbesserung ihrer Compliance gegenüber Regulierungsbehörden und gegenüber Stakeholdern.
Ihre Due Diligence verbessern und beschleunigen Sie durch zentralisierte und gut dokumentierte Performancedaten. Ein Praxisbeispiel dafür sind automatisierte Alarme für Gesetzesänderungen oder auslaufende Lizenzen.
4) Prozessautomatisierung
Auch im Bereich der Prozessautomatisierung kann ein VMS einen Beitrag leisten. Viele Aufgaben in der Beziehung mit Drittparteien beinhalten viele repetitive Tätigkeiten. Dies betrifft zum Beispiel Rechnungsstellung und Zeiterfassung. Mit einem VMS automatisieren Sie diese Prozesse. Gleichzeitig eliminieren Sie das Risiko menschlicher Fehler.
Das VMS wird Ihnen viel Papierkram abnehmen. Warum sollten Sie Tätigkeiten wie manuelles Cross-Checking noch selbst durchführen, wenn Sie diese Tätigkeit mit einer simplen Anwendung schnell und fehlerfrei erledigen können?
5) Wertvolle Einblicke
Aus Rohdaten lassen sich wertvolle, umsetzbare Einsichten gewinnen. Dazu benötigen Sie jedoch eine hochentwickelte Anwendung, die Ihr Geschäftsmodell versteht.
VMS bieten Ihnen dazu eine Fülle von Reporting- und Prognosetools. Mit diesen identifizieren Sie Chancen, Ineffizienzen und Herausforderungen. Einige Anwendungen können auch neue Produkte, Märkte und Projekte identifizieren.
6) Verbessertes Onboarding
Ihre Partner arbeiten am liebsten mit Unternehmen, die komfortable und zuverlässige Prozesse bei Einstellung, Zahlung und Abrechnung einsetzen. Wenn Sie für stark nachgefragte Kräfte attraktiv sein möchten, müssen Sie die Angestelltenzufriedenheit durch Automatisierung und Innovation sicherstellen.
Die Implementierung eines VMS ist der wahrscheinlich beste Weg zur Verbesserung ihres Onboardings und damit reibungslos funktionierender Beziehungen zu Arbeitskräften.
So bereiten Sie eine erfolgreiche VMS Implementierung vor
Sie können zwischen einem hauseigenen VMS und einer Lösung mit einem Managed Service Provider (MSP) wählen. Wie genau die Implementierung eines VMS abläuft, hängt von dem Umfang Ihrer Projekte und den speziellen Anforderungen Ihres Geschäfts ab.
Unabhängig davon ob Ihr Projekt einfach oder komplex ist, sollten Sie die folgenden Punkte für eine reibungslose Implementierung beachten:
- Bestimmen Sie Ihre Ziele und den Umfang des Projekts
- Involvieren Sie von Beginn an die richtigen Leute
- Ordnen Sie abgestimmten Workflow zu und vereinfachen Sie Anforderungen an Daten
- Definieren Sie die Anforderungen an die Integration möglichst früh: Die Integration kann komplex sein
- Kommunizieren Sie mit Stakeholdern um den Widerstand gegen neue Prozesse zu verringern
Welcher VMS Typ ist für Ihr Business geeignet?
Es gibt verschiedene Anwendungen, die effizientes Vendor Management ermöglichen:
- Contract Management System: Mit diesen Anwendungen verwalten Sie Vertragsprozesse. Diese Systeme bieten häufig keine vollständigen Funktionen für andere Aspekte beim Vendor Management wie z.B. im Hinblick auf Risiken, Leistung und Due Diligence.
- Beschaffungsmanagementsysteme: Diese Systeme sind geeignet wenn Sie sich auf die Rationalisierung von Beschaffung, Einkauf und Zahlungsprozessen konzentrieren möchten. Mit Add-On Modulen können die Funktionalitäten dieser Plattformen erweitert werden.
- Workflowmanagementsysteme: Wenn Sie eine große Bandbreite von Prozessen managen möchten, sind diese Systeme das Mittel der Wahl. Allerdings sind Workflowmanagementsysteme nicht einfach zu implementieren.
Eine Studie aus den USA kam zu dem Ergebnis, dass 72 % der Unternehmen eine kombinierte Vendor Management Anwendung nutzen um Arbeitsverträge, Outsourcing und Beschaffung/Bestellung zu verwalten. Gleichwohl bevorzugen einige Unternehmen den Einsatz eines speziellen Tools zur Verwaltung von Personalkontingenten.
Die Entscheidung für die richtige Vendor Management Lösung ist aufgrund der vielfältigen Angebote nicht immer einfach. Auf diese Features sollten Sie bei der Suche nach einem VMS achten:
- Einfaches Onboarding für externe Dienstleister
- Möglichkeit zur performancebasierten Bewertung von Dienstleistern
- Möglichkeit für Dienstleister, Ihre Basisdaten zu aktualisieren
- Schnelles Screening von Dienstleistern
Abschließende Anmerkungen
Setzen Sie bei Ihrem Vendor Management Prozess nicht länger auf E-Mails und Excel Tabellen – dies sind keine Lösungen für 2020 und danach. Nutzen Sie die Vorteile neuer technischer Lösungen um Ihren Geschäftsalltag zu vereinfachen.
Mit zentralisiertem Datenmanagement, voller Transparenz, Automatisierung und verbesserter Zusammenarbeit beseitigen sie geringwertige, zeitraubende Tasks und sichern Ihrem Geschäft Wachstumschancen in einem kompetitiven Wettbewerbsumfeld. Kontaktieren Sie Wiggli , um mehr über VMS zu erfahren!
