10 miljoen. Dat is het geschatte aantal freelancers dat vandaag in de Europese Unie actief is (bron: Eurostat). Een aantal dat nog zal stijgen, aangezien deze manier van werken voordelen biedt voor heel wat talenten. Ook bedrijven blijven niet achter. Freelancers inhuren is een manier om expertise te verwerven die intern ontbreekt, zonder de verplichtingen van een vast contract.

Het is momenteel moeilijk om het aantal organisaties dat samenwerkt met zelfstandigen te kwantificeren. Maar we kunnen wel stellen dat deze samenwerkingsvorm zich verder zal ontwikkelen aangezien de ambities en het gedrag van werknemers radicaal veranderen.

De uitdaging voor organisaties is om te leren omgaan met deze zelfstandige medewerkers en ‘bondgenootschappen’ met hen aan te gaan voor de duur van een project. De vraag die dan rijst, is: hoe manage je freelancers?

Laten we hier dieper op ingaan.

Freelancers managen: wat zijn de uitdagingen?

1. De opdracht tot een succes maken

Vind je freelancers managen een vreemd idee? In tegenstelling tot werknemers in loondienst is er immers geen sprake van een hiërarchische relatie. Nochtans maken freelancers tijdelijk deel uit van een bedrijfsproject en -team. Dit betekent dat het bedrijf en de freelancer nauw moeten samenwerken. Hoe doe je dat?

Aan de kant van de organisatie gebeurt dit door contextuele elementen, werkmethodes, data, technische informatie en zelfs strategieën te communiceren. Aan de kant van de freelancer zal deze zijn expertise inzetten met respect voor deadlines, vertrouwelijkheid en bedrijfscontext.

Laten we een voorbeeld geven. Je huurt een freelance copywriter in. Om zijn vaardigheden effectief te kunnen benutten, is het noodzakelijk om hem op zijn minst informatie te geven over je product of dienst, de resultaten van je marketingacties en je tone of voice.

2. Een pool van beschikbare experten opbouwen

Heb je een dringend nieuw project dat de gespecialiseerde vaardigheden van een expert vereist? En is de freelancer waarmee je eerder hebt samengewerkt niet beschikbaar? Dan heb je een probleem!

Als de benodigde expertise buiten het bedrijf ligt, is het beter om je behoeften vooraf te plannen door je budget te bepalen, toekomstige projecten van tevoren aan de freelancer te communiceren en het contact te onderhouden.

3. Het bedrijfsimago verbeteren

Niet alleen werknemers delen hun mening over je bedrijf. Ook freelancers delen hun ervaringen! As een zelfstandige medewerker een slechte ervaring heeft gehad met jouw bedrijf, is de kans groot dat hij dit aan zijn collega's laat weten. Je loopt dan het risico om op de zwarte lijst te worden gezet door de freelancerscommunity. En dat is geen goede zaak voor je bedrijfsimago!

4. Erkenning geven en freelancers laten groeien

Werknemers of niet, we blijven emotionele wezens die een ‘dankjewel’ of een ‘goed gedaan’ waarderen. Goede relaties onderhouden met freelancers betekent ook dat je ze erkenning geeft. Dit kan in de vorm van een compliment of constructieve feedback waarmee ze zich zowel technisch als persoonlijk kunnen ontwikkelen.

Freelancers managen: 5 beste praktijken

Wie moet de freelancers managen?

De aankoopverantwoordelijke? De projectmanager? Nee! De ideale persoon is de hr-manager, of bij gebrek daaraan, de community manager die belast is met het samenstellen van gemengde projectteams van werknemers en freelancers. Laten we niet vergeten dat de kernactiviteit van de hr-manager precies het beheer van ‘menselijke middelen’ is. En zijn freelancers ook geen human resources, net als werknemers?

Onboarding van freelancers

Wat als je zou beginnen met je freelancers te verwelkomen door ze aan de rest van het team voor te stellen? Dit initiatief getuigt van grote waardering voor zelfstandige medewerkers en is een uitstekende manier om hun rol te verduidelijken. In het ideale geval stel je de freelancer voor na ondertekening van de opdrachtovereenkomst en voordat het project van start gaat. Deze communicatie biedt ook de gelegenheid om jullie toekomstige werkmodus tijdens de opdracht te bepalen.

Denk er ook aan om een demo van je oplossing/product voor te stellen. Dit is een voorwaarde zodat freelancers de ins en outs kunnen begrijpen en hun opdracht efficiënt kunnen uitvoeren.

Gebruik een Freelance Management System

Net als bij loondienst omvat het management van freelancers een administratief aspect. Hier valt nog veel te verbeteren, zoals copywriter Hannah Grochocinska suggereert:

“Er is onvoldoende transparantie over de duur van de opdracht, het betalingsplan en de inhoud. We hebben een gedetailleerde briefing nodig om de opdracht correct te begroten en ons werk goed te doen. Het grote minpunt is de betalingstermijn. Ik merk dat veel bedrijven, vooral grote concerns, zich niet realiseren dat een betalingstermijn van 60 dagen te lang is. Hoe kunnen we zo onze kosten en uitgaven dekken?”

Kies voor een Freelance Relationship Management

Freelance Relationship Management (FRM) is het equivalent van een CRM (Customer Relationship Management), maar dan voor zelfstandige medewerkers. Deze tool stelt je in staat om gegevens te centraliseren over de freelancers waarmee je samenwerkt (expertise, projecten, tarieven ...).

FRM is vooral handig als je regelmatig zelfstandige medewerkers inhuurt. Het helpt je om freelancers per project ‘aan te nemen’, ze te fideliseren en dus het beheer van externe vaardigheden te optimaliseren.

Nodig freelancers uit op interne evenementen

Met het oog op een langdurige samenwerking kan het interessant zijn om je freelancers af en toe uit te nodigen op een van je evenementen. Dat kan een rondetafelgesprek zijn over hun expertise of een afterworkevent met het team.

Samengevat, het managen van freelancers vereist dat je afstapt van het managementmodel dat gehanteerd wordt voor werknemers. Alleen zo kun je de autonomie en vrijheid die deze zelfstandige medewerkers kenmerken, respecteren. En omdat de verwachtingen van je eigen werknemers evolueren, zou dit model wel eens inspirerend kunnen zijn voor bedrijven die hun personeelsmanagement willen ‘opfrissen’!