Freelance managementsysteem: alles wat u moet weten

Upwork, een toonaangevend freelanceplatform, voerde een enquête uit en kwam erachter dat 20% (10 miljoen mensen) van de huidige beroepsbevolking overweegt om freelance werk te doen.

Het groeiende aantal freelancers heeft belangrijke gevolgen voor bedrijfsleiders en talentjagers. Het groeiende aantal freelancers betekent bijvoorbeeld dat bedrijven meer kans hebben om voltijdse werknemers te verliezen.

Het goede nieuws is echter dat organisaties toegang zullen hebben tot grote pools van getalenteerde en hoogopgeleide onafhankelijke werknemers. Nu meer mensen op zoek zijn naar flexibel werken op afstand, zullen bedrijven die niet overwegen om freelancers aan hun team toe te voegen, een deel van het talent mislopen.

Als je al met freelancers werkt en niet zeker weet hoe je ze moet beheren, zal deze blogpost je helpen begrijpen wat een freelance managementsysteem (FMS) is. We zullen kort ingaan op de functies van een FMS en hoe het organisaties helpt om aan hun talentbehoeften te voldoen.

Wat is een Freelance Management System?

FMS is een cloudoplossing die bedrijven helpt bij het stroomlijnen van alle financiële, bestuurlijke en juridische componenten van het werken met onafhankelijke contractanten. Het vermindert papierwerk en verhoogt tegelijkertijd uw algehele productiviteit.

Als freelancers een belangrijk onderdeel van uw personeelsbestand zijn, hebt u een solide FMS nodig om uw processen te vereenvoudigen.

Van het aannemen van de juiste mensen tot het waarborgen van de naleving, FMS kan u helpen betere resultaten te behalen en u tijd en geld te besparen. Als u al met een tijdelijk personeelsbestand hebt gewerkt, begrijpt u waarschijnlijk hoe complex en tijdrovend het is om alles zonder systeem te beheren.

Als bedrijf heb je een technische oplossing nodig als je meer dan 10 freelancers beheert.

Belangrijkste functies van een FMS

Uw marketing-, financiële, HR-, juridische en andere afdelingen kunnen één FMS om verschillende redenen gebruiken. Uw HR-team kan het bijvoorbeeld gebruiken om gestandaardiseerde contracten op te stellen en deze in het systeem op te slaan. Op dezelfde manier kan de juridische afdeling hetzelfde platform gebruiken om naleving te garanderen.

De volgende zijn enkele van de belangrijkste functies van een FMS:

Het juiste talent vinden

Een van de kenmerken van een goed FMS is dat het recruiters gemakkelijk maakt om nieuwe freelancers te vinden. Omdat u snel freelancers moet aannemen, hoeft u niet veel tijd te besteden aan het handmatig werven van kandidaten.

Het is zeker een uitdaging en tijdrovend om bekwame, betrouwbare freelancers te vinden. Een FMS maakt het aanmaken van een talentenpool echter eenvoudig en snel.

Voorbereiding en ondertekening van contracten

Stel je voor hoe het eruit ziet als je data verspreid is over verschillende platforms. Een slecht georganiseerde manier van managen van freelancers kost je alleen maar meer tijd en geld.

Een FMS is waar u uw documenten op een vlekkeloze manier voorbereidt en opslaat. Van contractvoorbereiding tot onboarding, alles gebeurt binnen een systeem. Wanneer u een bepaald document moet opzoeken, weet u precies waar u het kunt vinden.

Facturen en betalingen beheren

We zien vaak dat relaties tussen bedrijven en freelancers verzuren door te late betalingen. Wanneer je met freelancers werkt, is vertrouwen waarschijnlijk de meest cruciale factor die de gezondheid van je samenwerkingen bepaalt.

U wilt niet dat een inefficiënt factuur- en betalingssysteem het vertrouwen tussen u en uw werknemers schaadt. Met een slim freelance beheersysteem kunt u facturen beheren en betalingen op een tijdbesparende manier verwerken.

Onboarding en offboarding

Een robuust onboardingproces helpt bedrijven om freelancers snel klaar te maken voor het werk. Door het ontbreken van een gestandaardiseerd onboardingproces krijg je echter waarschijnlijk te maken met tijdrovend papierwerk, vertragingen en knelpunten.

Met een FMS zou je elke stap op je onboarding-checklist kunnen stroomlijnen en vereenvoudigen door middel van automatisering.

Offboarding is ook een cruciaal proces en je hebt een systeem nodig om het goed te beheren. Een goed FMS zorgt ervoor dat je de basisbeginselen van je offboarding onder de knie hebt. Bovendien geeft het u controle over hoe freelancers toegang krijgen tot de gevoelige informatie van uw organisatie.

Naleving

Een van de uitdagingen waarmee wervingsmanagers worden geconfronteerd wanneer ze met onafhankelijke contractanten werken, is de bescherming van de ideeën en producten van het bedrijf.

Hier moet u de nodige aandacht besteden aan uw nalevings- en documentatieprocessen. De implementatie van de juiste FMS zal het proces van beheer en ondertekening van juridische documenten stroomlijnen.

Tijdregistratie

Kunt u nauwkeurig de tijd bijhouden en nagaan hoeveel tijd uw freelancers aan elk project besteden?

Zo niet, dan moet u gebruik maken van een FMS waarmee u toegang hebt tot de urenstaten van werknemers zonder dat u daarvoor een leercurve hoeft te volgen. Toonaangevende freelanceplatforms gebruiken hun tijdregistratietools om bedrijven te helpen het proces van elk teamlid te volgen.

Projectbeheer

Hulpmiddelen voor projectmanagement zijn essentieel voor bijna elk bedrijf. Als je projecten beheert met freelancers, moet je alles op één plek georganiseerd houden: bestanden, taken, mijlpalen, betalingen en communicatie.

Freelance tools voor talentmanagement zijn ontworpen om bedrijven te helpen dit doel te bereiken. Met een FMS heeft iedereen in uw team vanaf elk apparaat toegang tot de vereiste informatie zonder iets te downloaden of extra hulpmiddelen te gebruiken.

Boekhoudkundige ondersteuning

Wanneer bedrijven met voltijdse werknemers ter plaatse werken, gebruiken ze boekhoudsystemen om de financiën intern te beheren. Hetzelfde zou het geval moeten zijn bij het werken met freelancers.

Een FMS kan ervoor zorgen dat er geen externe leveranciers meer nodig zijn om uw financiële zaken te regelen. Idealiter zou u op zoek moeten zijn naar een platform dat meerdere functies biedt zonder extra kosten.

Naadloze communicatie

Onnodig te vermelden dat de communicatie tussen freelancers en bedrijfsmanagers naadloos moet verlopen.

Om de productiviteit te verhogen en projecten op tijd af te ronden, moet er een systeem zijn dat de communicatie stroomlijnt. Een FMS kan ook het communicatiegedeelte van uw organisatie verzorgen.

Gebruik een FMS om uw algehele productiviteit te verhogen

Er zijn meer dan 1,1 miljard freelancers in de wereld. Dit betekent dat meer dan 30% van het personeelsbestand bestaat uit freelancers.

Een FMS is onvermijdelijk als het gaat om het managen van de groeiende behoefte aan freelancers. De uitdagingen en processen die we hierboven noemden lijken misschien overweldigend, maar de juiste implementatie van een talentmanagementoplossing maakt ze tot een non-issue.

Met één systeem kunt u al uw wervingsprocessen met betrekking tot onafhankelijke contractanten automatiseren. Het is tijd om optimaal gebruik te maken van talent op aanvraag zonder je zorgen te hoeven maken over interne bureaucratie.

Wiggli: de beste FMS-tool

Wiggli is een cloudgebaseerde tool voor talentbeheer waarmee je heel eenvoudig talentpools kunt opbouwen, de juiste mensen kunt aannemen en een soepel onboarding- en offboardingproces kunt implementeren.

Van het volgen en aanwerven van sollicitanten tot wervingsmarketing, Wiggli heeft alles wat je nodig hebt om je talent aan te nemen en te beheren.