Système de gestion des freelances : tout ce que vous devez savoir

Upwork, une plateforme indépendante de premier plan, a mené une enquête et a découvert que 20 % (10 millions de personnes) de la main-d'œuvre actuelle envisageait de travailler en freelance.

Le nombre croissant de travailleurs indépendants a des implications importantes pour les chefs d'entreprise et les chercheurs de talents. Par exemple, l'augmentation de la main-d'œuvre indépendante signifie que les entreprises sont plus susceptibles de perdre des employés à temps plein.

Cependant, la bonne nouvelle est que les organisations auront accès à un large bassin de travailleurs indépendants talentueux et hautement qualifiés. Alors que de plus en plus de personnes recherchent un travail flexible et à distance, les entreprises qui n'envisagent pas d'ajouter des travailleurs indépendants à leurs équipes passeront à côté d'une part de talents.

Si vous travaillez déjà avec des indépendants et que vous ne savez pas comment les gérer, cet article de blog vous aidera à comprendre ce qu'est un système de gestion indépendant (FMS). Nous parlerons brièvement des fonctions d'un FMS et de la manière dont il aide les organisations à répondre à leurs besoins en matière de talents.

Qu'est-ce qu'un système de gestion indépendant ?

FMS est une solution basée sur le cloud qui aide les entreprises à rationaliser tous les composants financiers, administratifs et juridiques liés à la collaboration avec des sous-traitants indépendants. Il réduit les formalités administratives tout en augmentant votre productivité globale.

Si les travailleurs indépendants constituent un élément clé de votre personnel, vous avez besoin d'un FMS solide pour simplifier vos processus.

Qu'il s'agisse de recruter les bonnes personnes ou de garantir la conformité, FMS peut vous aider à obtenir de meilleurs résultats et à économiser du temps et de l'argent. Si vous avez déjà travaillé avec un personnel occasionnel, vous savez probablement à quel point il est complexe et chronophage de tout gérer sans système.

En tant qu'entreprise, vous avez besoin d'une solution technique si vous gérez plus de 10 freelances.

Principales fonctions d'un FMS

Vos départements du marketing, des finances, des ressources humaines, du droit et autres peuvent utiliser un seul FMS pour différentes raisons. Par exemple, votre équipe RH peut l'utiliser pour créer des contrats standardisés et les stocker dans le système. De même, le service juridique peut utiliser la même plateforme pour garantir la conformité.

Voici quelques-unes des principales fonctions d'un FMS :

Trouver le bon talent

L'une des caractéristiques d'un bon FMS est qu'il permet aux recruteurs de trouver facilement de nouveaux indépendants. Comme vous devez recruter des freelances rapidement, vous ne pouvez pas passer beaucoup de temps à rechercher des candidats manuellement.

Il est certainement difficile et chronophage de trouver des freelances compétents et fiables. Cependant, un FMS facilitera et accélérera le processus de création d'un vivier de talents.

Préparation et signature de contrats

Imaginez à quoi cela ressemble si vos données étaient éparpillées sur différentes plateformes. Une façon mal organisée de gérer les freelances ne fera que vous coûter plus de temps et d'argent.

Un FMS est l'endroit où vous préparez et stockez vos documents de manière parfaite. De la préparation des contrats à l'intégration, tout se passe au sein d'un système. Lorsque vous devez extraire un document en particulier, vous savez exactement où le trouver.

Gestion des factures et des paiements

Nous voyons souvent les relations entre les entreprises et les indépendants se dégrader en raison de retards de paiement. Lorsque vous travaillez avec des freelances, la confiance est probablement le facteur le plus crucial qui détermine la santé de vos collaborations.

Vous ne voulez pas qu'un système de facturation et de paiement inefficace brise la confiance entre vous et vos employés. Un système de gestion intelligent des freelances vous permet de gérer les factures et de traiter les paiements de manière rapide.

Onboarding et offboarding

Un processus d'intégration robuste aide les entreprises à préparer rapidement les travailleurs indépendants à travailler. Cependant, en l'absence d'un processus d'intégration standardisé, vous risquez de faire face à des formalités administratives fastidieuses, à des retards et à des blocages.

Avec un FMS, vous pourriez rationaliser et simplifier chaque étape de votre liste de contrôle d'intégration grâce à l'automatisation.

L'offboarding est également un processus crucial et vous avez besoin d'un système pour le gérer correctement. Un bon FMS vous permettra de couvrir les bases de votre offboarding. En outre, cela vous permet de contrôler la manière dont les freelances accèdent aux informations sensibles de votre organisation.

Conformité

L'un des défis auxquels sont confrontés les responsables du recrutement lorsqu'ils travaillent avec des sous-traitants indépendants est de protéger les idées et les produits de l'entreprise.

C'est là que vous devez accorder l'attention requise à vos processus de conformité et de documentation. La mise en œuvre du bon FMS rationalisera le processus de gestion et de signature des documents juridiques.

Suivi du temps

Êtes-vous en mesure de suivre le temps avec précision et de savoir combien de temps vos freelances consacrent à chaque projet ?

Si ce n'est pas le cas, vous devez tirer parti d'un FMS qui vous permet d'accéder aux feuilles de temps des travailleurs sans avoir à apprendre. Les principales plateformes de freelance utilisent leurs outils de suivi du temps pour aider les entreprises à suivre le processus de chaque membre de l'équipe.

Gestion de projet

Les outils de gestion de projet sont essentiels pour presque toutes les entreprises. Lorsque vous gérez des projets avec des indépendants, vous devez tout organiser au même endroit : fichiers, tâches, jalons, paiements et communications.

Les outils de gestion des talents indépendants sont conçus pour aider les entreprises à atteindre cet objectif. Avec un FMS, tous les membres de votre équipe pourront accéder aux informations requises depuis n'importe quel appareil sans rien télécharger ni utiliser d'outils supplémentaires.

Assistance en matière de comptabilité

Lorsqu'elles travaillent avec des employés à temps plein sur site, les entreprises déploient des systèmes comptables pour gérer leurs finances en interne. Il devrait en être de même lorsque vous travaillez avec des indépendants.

Un FMS peut vous éviter d'avoir à faire appel à des fournisseurs externes pour gérer vos affaires commerciales liées aux finances. Idéalement, vous devriez rechercher une plateforme offrant de multiples fonctionnalités sans frais supplémentaires.

Communication fluide

Inutile de mentionner que la communication entre les indépendants et les chefs d'entreprise doit être fluide.

Pour augmenter la productivité et terminer les projets dans les délais, il doit exister un système qui rationalise la communication. Un FMS peut également gérer la partie communication de votre organisation.

Utilisez un FMS pour augmenter votre productivité globale

Il y a plus de 1,1 milliard de travailleurs indépendants dans le monde. Cela signifie que plus de 30 % de la main-d'œuvre est composée de travailleurs indépendants.

Un FMS est inévitable lorsqu'il s'agit de gérer le besoin croissant de travailleurs indépendants. Les défis et les processus que nous avons mentionnés ci-dessus peuvent sembler insurmontables, mais la bonne mise en œuvre d'une solution de gestion des talents ne posera aucun problème.

Avec un seul système en place, vous pouvez automatiser tous vos processus de recrutement liés aux entrepreneurs indépendants. Il est temps de tirer pleinement parti des talents à la demande sans vous soucier de la bureaucratie interne.

Wiggli : le meilleur outil FMS

Wiggli est un outil de gestion des talents basé sur le cloud qui vous permet de créer très facilement des viviers de talents, d'embaucher les bonnes personnes et de mettre en œuvre un processus d'intégration et de départ fluide.

Du suivi des candidats à l'embauche en passant par le marketing du recrutement, Wiggli a tout ce dont vous avez besoin pour recruter et gérer vos talents.