Het recruitment-backoffice dat ervoor zorgt dat je echt betaald wordt
Wiggli Back-Office is bedoeld voor uitzendbureaus waarbij plaatsingen veranderen in papierwerk in plaats van inkomsten. Ontvang wat je al hebt verdiend zonder spreadsheets, knelpunten of een coördinator die het hele proces bij elkaar moet houden.
De meeste platforms stoppen bij de plaatsing. Jouw back-office niet. Wiggli dicht het gat tussen de gesloten deal en het geld dat automatisch op je rekening wordt bijgeschreven.
Geen gemiste opvolgingen. Geen te late facturen. Geen rommelige overdrachten tussen verschillende tools.
* Gebouwd door recruiters die het zat waren om geld te laten liggen.
Handmatige stappen van plaatsing/urenbriefje naar factuur
Contract getekend, start bevestigd of uren goedgekeurd. Factuur eruit. Automatisch.
Van plaatsingen gevolgd van contract tot betaling
Vast, freelance en tijdelijk… niets glipt erdoorheen
Uren besteed aan de maandafsluiting
Wiggli synchroniseert updates direct naar ATS en CRM
Browsertabblad. Geen twaalf. Vreemd, toch?
Contracten, urenbriefjes, facturen, ATS + CRM
Je bent niet in de recruitment gestapt om spreadsheets te beheren.
Je bent dit gaan doen omdat je goed bent met mensen. Je voelt een sfeer aan. Je kunt een persoon aan een rol koppelen op een manier die geen enkel algoritme kan. Dat is jouw vak.
Dus niemand waarschuwde je dat het runnen van een succesvol bureau zou betekenen dat je de helft van je week kwijt bent aan zaken die niets met mensen te maken hebben.
Monday morning. The timesheet that didn't come in.
Een freelancer heeft zijn week afgerond. Je weet niet of hij vier of vijf dagen heeft gewerkt. De klant wacht op de factuur. Jij wacht op de freelancer. De freelancer wacht op een herinnering. Iemand moet die sturen. En die iemand ben meestal jij.
Wednesday afternoon. The invoice that has to be built.
Uren maal tarief. Maal marge. Maal btw. Gecontroleerd tegen het contract. Geplakt in een sjabloon. Opgeslagen als pdf. Gemaild naar de crediteurenadministratie. Geregistreerd in de spreadsheet zodat je weet dat het verstuurd is.
Twintig minuten per factuur. Dertig facturen per maand. Dat is een volledige dag, weg, voor één persoon in je team. Elke maand. Voor altijd.
Friday evening. The placement that fell off the radar.
De opdracht van een contractor eindigde twee weken geleden. Niemand had het opgemerkt. Niemand belde de klant over de verlenging. De contractor nam maandag een rol aan bij een ander bureau. Je bent zojuist een marge verloren die je acht maanden lang hebt verdiend.
Het was niemands schuld. Het was niemands taak.
Month-end. The reconciliation nobody wants to do.
Je ATS zegt dat je negen plaatsingen hebt gedaan. Je facturatie-spreadsheet zegt zeven. De boekhouding zegt dat er vijf facturen zijn betaald. Ergens in het gat tussen die drie getallen ligt het werkelijke beeld van hoe je bureau heeft gepresteerd. Iemand moet het uitzoeken. Meestal op vrijdagavond om 21:00 uur aan het einde van de maand.
This is a product problem that opening another browser tab can’t solve…
Omdat dit een verbindingsprobleem is. Je ATS praat niet met je facturatie. Je facturatie praat niet met je contracten. Je contracten praten niet met je urenstaten. Dus wordt een mens de verbinding. Meestal een coördinator. Soms jij.
En elk uur dat die persoon besteedt aan het lijmen van systemen, is een uur dat niet wordt besteed aan de volgende plaatsing, het volgende klantgesprek of de volgende fee.
Elke minuut die je besteedt aan het handmatig koppelen van losse software kost je geld. Wiggli is het Recruitment OS met één tabblad dat je lappendeken van apps, add-ons en integraties vervangt door een backend zonder Zapier, waar alles automatisch met elkaar communiceert. Stop met het beheren van je tech-stack en begin met factureren als een bureau dat twee keer zo groot is.
Every placement type. Every lifecycle stage. One platform.
Zo ziet het eruit wanneer je back-office eindelijk echt werkt.
Keep every permanent placement on track
Zodra een klant akkoord gaat met je voorwaarden, helpt Wiggli je bij het beheren van de rest van het plaatsingstraject.
Aanbiedingsbrieven, acceptatie door de kandidaat, plaatsingsbevestiging, garantieperiodes, vervangingsclausules en facturatie, alles op één plek.
Je team weet altijd wat de volgende stap is.
Maak de facturatie voor contractoren een stuk eenvoudiger
Consultants dienen hun urenstaten in via Wiggli.
- Klanten keuren ze goed in hun portaal.
- Facturen worden aangemaakt op basis van de goedgekeurde uren en tarieven.
Dat betekent minder erachteraan zitten, minder fouten en geen noodzaak meer om elke maand handmatig dezelfde factuurgegevens opnieuw in te voeren.
Invoices that practically write themselves
Urenstaat ingediend.
Klant keurt deze goed.
Factuur staat klaar in je boekhoudsysteem.
Wiggli regelt de stappen daartussen, zodat je team minder tijd kwijt is aan het controleren van spreadsheets en meer tijd kan besteden aan het ondersteunen van klanten en kandidaten.
Keep your numbers up to date without the cleanup
Wanneer een plaatsing is bevestigd, werkt Wiggli de juiste gegevens bij en houdt het je omzetinformatie synchroon.
Je team krijgt een helderder beeld van wat er is geplaatst, wat er gefactureerd moet worden en welke inkomsten er binnenkomen, zonder te wachten op de maandafsluiting.
Never miss the next important date
Wiggli houdt de momenten in de gaten die je makkelijk vergeet:
- Einddata van contractanten
- Mogelijkheden voor missieverlenging
- Deadlines voor garantieperiodes
- Data van vervangingsclausules
- Openstaande facturen
- Goedkeuringen door klanten
Zo glipt er niets meer door de mazen van het net.
"Een nieuwe vacature belandt niet meer in een spreadsheet."
Vragen die je zou stellen tijdens een gesprek van 20 minuten.
Staat je vraag er niet tussen? Stel hem ons direct. (Onderaan deze pagina vind je een knop.)
Goed beginpunt.
Wiggli's Contract Back-Office is het onderdeel van de werkomgeving dat een bevestigde plaatsing door elke omzetgenererende stap loodst totdat de factuur is betaald. Het regelt contracten en e-handtekeningen, onboarding van contractanten, urenstaten, geautomatiseerde facturatie, facturatie in meerdere valuta's, opvolging van debiteuren en realtime margerapportages. Het dekt vaste plaatsingen, freelance- en detacheringsopdrachten en contracten voor bepaalde tijd in één werkomgeving. Het bevindt zich in dezelfde werkomgeving als de applicant tracking en het CRM van Wiggli, waardoor de front-office en back-office één bron van waarheid delen.
Eén werkomgeving. Beide helften van het bureau. Dezelfde gegevens.
Dit is de vraag waar financieel managers om 3 uur 's nachts wakker van liggen. Hier is het antwoord.
Wiggli verlaagt de DSO (dagen uitstaand saldo) door elke stap te elimineren die voorheen de facturatie vertraagde. Goedgekeurde urenstaten van contractanten genereren automatisch dezelfde dag nog facturen, niet pas aan het einde van de maand. Facturen voor vaste plaatsingen worden aangemaakt zodra de startdatum van de kandidaat in het ATS is bevestigd, niet weken later wanneer de financiële administratie bijwerkt. Herinneringen voor te late betalingen worden automatisch verstuurd op dag 30, 45 en 60 van een openstaande factuur. Het resultaat is een meetbare verbetering in de cashflowcyclus zonder dat er extra personeel voor de back-office nodig is.
(Ter context: het gemiddelde Amerikaanse bureau wacht 56 dagen op betaling voor een plaatsing. Elke dag die Wiggli daarvan afhaalt, is cashflow die je gisteren nog niet had.)
We zijn hier bevooroordeeld, maar we zijn eerlijk over waarom.
De beste back-office software voor een werving- en selectiebureau is degene die specifiek is gebouwd voor de manier waarop bureaus werken, niet degene die is gebouwd voor interne corporate recruitment of voor boekhoudteams. Dat betekent dat het vaste plaatsingen, detacheringsopdrachten en tijdelijk werk in één werkomgeving moet kunnen afhandelen. Het moet de urenstaat-naar-factuur-stroom automatiseren zonder dat een financieel medewerker handmatig cijfers hoeft in te voeren. Het moet openstaande facturen opvolgen volgens een schema dat het bureau zelf beheert. Wiggli is precies daarvoor gebouwd, door recruiters bij Gentis die jarenlang een bureau hebben gerund voordat ze dit bouwden. Andere sterke opties op de Amerikaanse markt zijn Bullhorn Middle Office voor grote detacheringsbureaus, Vincere Pay & Bill voor bureaus die zich primair richten op contractfacturatie, en Avionté of TempWorks voor uitzendbureaus met hoge volumes.
We gaan niet doen alsof de anderen niet bestaan. We stellen alleen dat wij dit systeem samen met recruiters hebben gebouwd, en niet voor hen vanaf een afstand.
Verschillende bureaus, verschillende behoeften. Hier is de echte vergelijking.
Bullhorn Middle Office is gebouwd voor grote detacheringsbureaus met meer dan 15 recruiters en een implementatietraject van 60 tot 90 dagen. Het splitst ATS, Back Office, Onboarding en Time & Expense op in afzonderlijke modules, wat zorgt voor complexiteit in licenties en integratiekosten. Wiggli's Contract Back-Office is één AI-native functie binnen één werkomgeving, die in minder dan 30 minuten is opgezet, zonder aparte licentie of implementatiecontract. Wiggli is gebouwd voor bureaus die ongeveer 20 tot 500 plaatsingen per maand verwerken, zowel voor vaste als tijdelijke opdrachten. Bullhorn past bij bureaus die groter zijn en diepgaande zakelijke aanpassingen nodig hebben. (Als je een executive search-bureau met 4 personen bent, wil je Wiggli. Als je een detacheringsbureau met 200 recruiters en een toegewijde systeemintegrator bent, moet je beide evalueren.)
Bronnen: Productpagina Bullhorn, US Tech Automations 2026 staffing software review.
Hieronder het eerlijke antwoord.
Vincere Pay & Bill is sterk in het automatiseren van conceptfacturen op basis van goedgekeurde urenstaten en is een geloofwaardige keuze voor bureaus waarvan de omzet voornamelijk uit detachering en uitzendwerk komt. Wiggli dekt dezelfde automatisering van urenstaat naar factuur en voegt daar de volledige levenscyclus van vaste plaatsingen aan toe, inclusief algemene voorwaarden, facturatie van bemiddelingsfees bij een bevestigde startdatum en het bijhouden van de garantieperiode. Wiggli houdt bovendien het ATS en CRM in realtime bij zodra een plaatsing is bevestigd, zodat de front-office dezelfde cijfers ziet als de back-office zonder synchronisatievertraging. Vincere stopt bij de factuur. Wiggli sluit de cirkel naar commerciële rapportages.
Bron: Productpagina Vincere Pay & Bill.
Ja. En ook ja voor de afwijkende gevallen.
Wiggli ondersteunt elke standaard betalingstermijn, zoals Net 15, Net 30, Net 45, Net 60, of aangepaste mijlpaal-gebaseerde voorwaarden voor executive search en werving- en selectieopdrachten. Voorwaarden worden op klantniveau in het CRM ingesteld en automatisch toegepast op elke factuur die voor die klant wordt aangemaakt. Er is geen handmatige selectie per factuur nodig en er is geen risico op tegenstrijdige voorwaarden bij meerdere plaatsingen voor dezelfde klant. Als een klant halverwege het jaar nieuwe voorwaarden onderhandelt, pas je de instelling één keer aan en zal elke toekomstige factuur de nieuwe afspraak respecteren.
(Als je zakelijke klanten betalingstermijnen van 90 dagen hanteren, laten we je tijdens een gesprek zien hoe je de impact op de cashflow modelleert voordat je tekent.)
Ja, en dit is de vraag waarmee we de helft van de tijd de deal binnenhalen.
Klanten keuren urenstaten van contractanten rechtstreeks goed in het Wiggli Client Portal, dat bij elk account is inbegrepen zonder extra kosten. Ze ontvangen een melding, klikken door, controleren de uren en keuren deze goed in één scherm. Klanten hoeven geen Wiggli-account aan te maken, hoeven niet in te loggen in de hoofdomgeving van de recruiter en zien geen gegevens van andere bureaus. De goedkeuring wordt vastgelegd, voorzien van een tijdstempel en automatisch aan de factuur gekoppeld.
(Vrij vertaald: het inkoopteam van je klant is niet langer de flessenhals.)
Zeker. Dit is de standaard voor elk bureau dat met MSP- of VMS-programma's werkt, en zo benaderen wij het ook.
Wanneer één klant meerdere actieve plaatsingen heeft, combineert Wiggli deze tot één geconsolideerde, huisstijl-factuur volgens het schema dat de klant verwacht: wekelijks, tweewekelijks of maandelijks. Elke plaatsing wordt per regel gespecificeerd, maar de klant ontvangt één document en één betalingsinstructie. De huisstijl, het factuurformaat en de structuur van de factuurregels kunnen per klant worden aangepast. Dit is essentieel wanneer een van je zakelijke klanten een vast factuursjabloon hanteert waarvan ze niet afwijken.
Dit zorgt vaak voor verwarring. Hier is de heldere uitleg.
Een VMS (Vendor Management System) wordt door de klant gebruikt om meerdere detacheringsbureaus te beheren die strijden om dezelfde vacatures. Een FMS (Freelancer Management System) wordt door de klant gebruikt om individuele freelancers en contractanten rechtstreeks te beheren, zonder tussenkomst van een bureau. Een recruitment back-office bevindt zich aan de kant van het bureau en regelt de volledige levenscyclus na plaatsing: contracten, urenstaten, facturatie, debiteurenbeheer en omzetrapportages, voor zowel vaste als tijdelijke plaatsingen. Wiggli's Contract Back-Office is het systeem voor het bureau. Het integreert met VMS- en FMS-tools van klanten wanneer een zakelijke klant vereist dat aanmeldingen via zo'n systeem verlopen.
(Als een klant vraagt om "in te dienen via hun VMS", dan is dat hun proces, niet het jouwe. Wat wij bouwen is wat jouw kant van de zaak regelt.)
Wij synchroniseren. Wij vervangen niet.
Wiggli genereert de factuur op basis van de bevestigde plaatsing en goedgekeurde urenstaten. QuickBooks, Xero en vergelijkbare boekhoudprogramma's ontvangen die factuur automatisch via de boekhoudkoppeling van Wiggli. Zo blijven de administratie van je financiële team en de commerciële rapportages van je recruiters op elkaar afgestemd, zonder dat er handmatig gegevens ingevoerd hoeven te worden. Wiggli vervangt je boekhoudsoftware niet. Het elimineert de handmatige overdracht tussen plaatsing en boekhouding, waar de meeste fouten en vertragingen ontstaan.
(Je accountant kan gewoon blijven doen waar hij goed in is. Wiggli zorgt ervoor dat hun inbox niet langer volstroomt met e-mails als "kun je de urenstaat opnieuw sturen?".)
De saaie vraag die bureaus echt geld kost. Het is de moeite waard om hier zorgvuldig naar te kijken.
Wanneer de einddatum van een opdracht van een zzp'er nadert, geeft Wiggli dit aan in de werkomgeving voordat het contract afloopt. De recruiter activeert een verlenging vanuit het oorspronkelijke plaatsingsdossier, wat automatisch een nieuw contract, een nieuwe factuurperiode en bijgewerkte einddata voor de klant, de zzp'er en het facturatieschema genereert. Niets hoeft opnieuw te worden ingevoerd. Er is geen risico dat de zzp'er onbetaalde of niet-gefactureerde uren werkt omdat het oorspronkelijke contract is verlopen. Verlengingen worden afgehandeld met dezelfde workflow en hetzelfde audittrail.
(De bureaus die geld verliezen op verlengingen van zzp'ers zijn degenen die einddata nog steeds in een spreadsheet bijhouden. Wij maken die spreadsheet langzaam maar zeker overbodig.)
Eerst een korte definitie, daarna de praktische kant.
Een garantieperiode in recruitment is de periode na een plaatsing waarin het bureau de kandidaat moet vervangen of de plaatsingsfee moet terugbetalen als de kandidaat vertrekt of wordt ontslagen. In de Amerikaanse markt biedt 44,9% van de bureaus een garantie van 90 dagen, waarbij garanties van 30 en 60 dagen ook gebruikelijk zijn. Wiggli houdt de garantieperiode automatisch bij vanaf de bevestigde startdatum van de kandidaat. Het systeem geeft op dag 87 van een garantieperiode van 90 dagen een interne waarschuwing, zodat de recruiter kan bevestigen dat de kandidaat nog steeds op zijn plek zit voordat de termijn verloopt. Als een garantie leidt tot een terugbetaling of vervanging, worden de oorspronkelijke factuur en eventuele correcties gekoppeld aan het oorspronkelijke plaatsingsdossier, zodat de commerciële rapportage accuraat blijft.
(Een gemiste garantietermijn betekent soms dat de volledige fee moet worden terugbetaald. Wij houden de klok in de gaten, zodat jij dat niet hoeft te doen.)
Eerder dan de meeste tools aannemen.
De levenscyclus van een vaste plaatsing begint op het moment dat de kandidaat in het ATS van Wiggli als 'geplaatst' wordt gemarkeerd, niet pas wanneer de financiële afdeling aan het eind van de maand handmatig een factuur aanmaakt. Vanaf dat moment genereert Wiggli het plaatsingsdossier, het facturatieschema, de teller voor de garantieperiode en de commerciële rapportage. De recruiter hoeft geen apart backofficeproces te starten. De overdracht verloopt automatisch.
Drie actoren, één proces.
De zzp'er voert uren in via de mobiele app of webinterface van Wiggli. De klant ontvangt een notificatie en keurt deze met één klik goed in het Wiggli Client Portal, zonder dat daarvoor een account nodig is. Zodra de uren zijn goedgekeurd, past Wiggli het overeengekomen tarief uit het plaatsingsdossier toe, berekent de marge en zet de factuur klaar. Als een urenstaat wordt afgewezen of er is een vraag, ontvangt de zzp'er automatisch een notificatie met de reden, en wordt de cirkel binnen dezelfde werkomgeving gesloten. De recruiter hoeft alleen in te grijpen als er een menselijke beslissing nodig is, niet voor routinematige goedkeuringen.
Ja op beide punten.
Wiggli is 'GDPR compliant by design'. Alle gegevens van kandidaten, zzp'ers en klanten worden gehost op servers in de EU, wat essentieel is voor Amerikaanse bureaus die bemiddelen voor Europese klanten of zzp'ers inhuren in de EU. De opzet rondom datalocatie helpt ook bij het doorlopen van de inkoop- en InfoSec-beoordelingen die zakelijke klanten vereisen voordat ze met een nieuwe leverancier in zee gaan.
(Vrij vertaald: de beveiligingsvragenlijst van je zakelijke klant is sneller afgehandeld.)
Minder dan 10 minuten voor de werkomgeving zelf. Twee weken voor de volledige migratie van het bureau als je met oude data werkt.
Het aanmaken van een Wiggli-account en het configureren van de Contract Back-Office voor een nieuwe plaatsing duurt minder dan 10 minuten. Het importeren van bestaande plaatsingen, gegevens van zzp'ers en actieve contracten vanuit een verouderd backofficesysteem duurt doorgaans 14-28 dagen. Het onboardingteam van Wiggli begeleidt de migratie samen met de financieel verantwoordelijke van het bureau. De meeste bureaus verwerken hun eerste nieuwe plaatsing via Wiggli binnen 48 uur na aanmelding, zelfs als de migratie van oude data nog in volle gang is.
Ja. Dat was vanaf dag één niet onderhandelbaar.
Wiggli ondersteunt standaard facturatie in meerdere valuta. Als jouw bureau een Amerikaanse klant factureert in USD en een zzp'er in Spanje betaalt in EUR, regelt Wiggli beide kanten van de transactie met de juiste valuta op het juiste document en de juiste wisselkoersverwerking voor je boekhoudkoppeling. Bureaus met meerdere entiteiten, die afzonderlijke juridische entiteiten in twee of meer landen runnen, kunnen hun boekhouding ook netjes gescheiden houden binnen één Wiggli-account.
Het is inbegrepen in de prijs per seat (gebruiker). Simpel.
Let op: Voeg slechts 8 vragen toe, de overige moeten op een speciale Wiki-pagina op de site worden geplaatst.
Een backoffice die jouw recruitmentteam bijhoudt.
Wiggli verbindt alle stappen na een plaatsing: contracten, goedkeuringen, urenstaten, facturen, herinneringen en rapportages. Zo werkt je team met minder hiaten en minder administratieve rompslomp.
