Système de gestion des freelances : tout ce que vous devez savoir

Upwork, une plateforme de freelancing de premier plan, a mené une enquête révélant que 20 % de la population active actuelle (soit 10 millions de personnes) envisage de se lancer dans le travail indépendant.

L'augmentation du nombre de freelances a des conséquences importantes pour les dirigeants d'entreprise et les recruteurs. Par exemple, l'expansion de la main-d'œuvre indépendante signifie que les entreprises sont plus susceptibles de perdre des employés à temps plein.

Cependant, la bonne nouvelle est que les organisations auront accès à d'importants viviers de travailleurs indépendants talentueux et hautement qualifiés. Avec un nombre croissant de personnes en quête de flexibilité et de télétravail, les entreprises qui n'envisagent pas d'intégrer des freelances à leurs équipes se priveront d'une part importante de talents.

Si vous travaillez déjà avec des freelances et que vous ne savez pas comment les gérer, cet article vous aidera à comprendre ce qu'est un système de gestion des freelances (FMS). Nous aborderons brièvement les fonctions d'un FMS et la manière dont il aide les organisations à répondre à leurs besoins en matière de talents.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des freelances ?

Un FMS est une solution basée sur le cloud qui aide les entreprises à rationaliser tous les aspects financiers, managériaux et juridiques liés à la collaboration avec des travailleurs indépendants. Il réduit la charge administrative tout en augmentant votre productivité globale.

Si les freelances constituent une part essentielle de votre main-d'œuvre, vous avez besoin d'un FMS robuste pour simplifier vos processus.

Du recrutement des bons profils à la garantie de la conformité, un FMS peut vous aider à obtenir de meilleurs résultats tout en économisant du temps et de l'argent. Si vous travaillez déjà avec une main-d'œuvre externe, vous savez probablement à quel point il est complexe et chronophage de tout gérer sans outil dédié.

En tant qu'entreprise, vous avez besoin d'une solution technique si vous gérez plus de 10 freelances.

Fonctions clés d'un FMS

Vos départements marketing, finance, RH, juridique et autres peuvent utiliser un seul et même FMS pour différentes raisons. Par exemple, votre équipe RH peut l'utiliser pour créer des contrats standardisés et les stocker dans le système. De même, le service juridique peut utiliser la même plateforme pour assurer la conformité.

Voici quelques-unes des fonctions clés d'un FMS :

Trouver les bons talents

L'une des caractéristiques d'un bon FMS est de faciliter la recherche de nouveaux freelances pour les recruteurs. Comme vous devez embaucher rapidement, vous ne pouvez pas passer trop de temps à rechercher des candidats manuellement.

Il est certes difficile et chronophage de trouver des freelances qualifiés et fiables. Cependant, un FMS rendra le processus de création de viviers de talents simple et rapide.

Préparation et signature des contrats

Imaginez ce que cela donne d'avoir vos données éparpillées sur différentes plateformes. Une gestion désorganisée des freelances ne fera que vous coûter plus de temps et d'argent.

Un système de gestion des freelances (FMS) vous permet de préparer et de stocker vos documents de manière impeccable. De la préparation des contrats à l'intégration, tout est centralisé. Lorsque vous avez besoin de retrouver un document spécifique, vous savez exactement où le chercher.

Gestion des factures et des paiements

Les relations entre les entreprises et les freelances se dégradent souvent à cause de retards de paiement. Lorsque vous travaillez avec des freelances, la confiance est sans doute le facteur le plus déterminant pour la santé de vos collaborations.

Ne laissez pas un système de facturation et de paiement inefficace briser la confiance entre vous et vos collaborateurs. Un système de gestion des freelances intelligent vous permet de gérer les factures et de traiter les paiements de manière rapide et efficace.

Intégration et fin de collaboration

Un processus d'intégration solide aide les entreprises à rendre leurs freelances opérationnels rapidement. À l'inverse, l'absence de processus standardisé vous expose à une gestion administrative chronophage, à des retards et à des goulots d'étranglement.

Grâce à un FMS, vous pouvez rationaliser et simplifier chaque étape de votre liste de contrôle d'intégration grâce à l'automatisation.

La fin de collaboration est également une étape cruciale qui nécessite une gestion rigoureuse. Un bon FMS vous assure de couvrir les fondamentaux de cette procédure. De plus, il vous permet de contrôler l'accès des freelances aux informations sensibles de votre organisation.

Conformité

L'un des défis auxquels les responsables du recrutement sont confrontés lorsqu'ils travaillent avec des prestataires indépendants est la protection des idées et des produits de l'entreprise.

C'est là que vous devez accorder une attention particulière à vos processus de conformité et de documentation. La mise en place du bon FMS simplifiera la gestion et la signature de vos documents juridiques.

Suivi du temps

Êtes-vous en mesure de suivre précisément le temps passé et de savoir combien de temps vos freelances consacrent à chaque projet ?

Si ce n'est pas le cas, vous devez tirer parti d'un FMS qui vous permet d'accéder aux feuilles de temps des travailleurs sans courbe d'apprentissage complexe. Les plateformes de freelances leaders utilisent leurs outils de suivi du temps pour aider les entreprises à surveiller l'avancement de chaque membre de l'équipe.

Gestion de projet

Les outils de gestion de projet sont essentiels pour presque toutes les entreprises. Lorsque vous gérez des projets avec des freelances, vous devez centraliser tout ce qui est important : fichiers, tâches, jalons, paiements et communications.

Les outils de gestion des talents freelances sont conçus pour aider les entreprises à atteindre cet objectif. Avec un FMS, chaque membre de votre équipe pourra accéder aux informations nécessaires depuis n'importe quel appareil, sans rien avoir à télécharger ni à utiliser d'outils supplémentaires.

Support comptable

Lorsqu'elles travaillent avec des employés à temps plein sur site, les entreprises déploient des systèmes comptables pour gérer leurs finances en interne. Il devrait en être de même pour le travail avec des freelances.

Un FMS peut éliminer le besoin de prestataires externes pour gérer vos affaires financières. Idéalement, vous devriez rechercher une plateforme qui offre de multiples fonctionnalités sans coût supplémentaire.

Communication fluide

La communication entre les freelances et les responsables d'entreprise doit être parfaitement fluide.

Pour booster la productivité et respecter les délais, il est indispensable de disposer d'un système qui rationalise les échanges. Un FMS peut également prendre en charge cet aspect au sein de votre organisation.

Utilisez un FMS pour booster votre productivité globale

Il y a plus de 1,1 milliard de freelances dans le monde. Cela signifie que plus de 30 % de la population active est composée de travailleurs indépendants.

Un FMS est devenu incontournable pour répondre au besoin croissant de recourir aux freelances. Les défis et processus mentionnés ci-dessus peuvent sembler complexes, mais la mise en place d'une solution de gestion des talents adaptée les rendra triviaux.

Grâce à un système centralisé, vous pouvez automatiser tous vos processus d'embauche liés aux prestataires indépendants. Il est temps de tirer pleinement parti des talents à la demande sans vous soucier de la bureaucratie interne.

Wiggli : le meilleur outil FMS

Wiggli est une solution de gestion des talents basée sur le cloud qui facilite grandement la constitution de viviers de talents, le recrutement des bons profils et la mise en œuvre de processus d'onboarding et d'offboarding fluides.

Du suivi des candidatures au recrutement, en passant par le marketing RH, Wiggli dispose de tout ce dont vous avez besoin pour embaucher et gérer vos talents.