Freelance Management System: Alles wat u moet weten

Upwork, een toonaangevend freelanceplatform, voerde een onderzoek uit waaruit bleek dat 20% (10 miljoen mensen) van de huidige beroepsbevolking overweegt om als freelancer aan de slag te gaan.

Het groeiende aantal freelancers heeft belangrijke gevolgen voor bedrijfsleiders en recruiters. Het uitbreidende aanbod van freelancers betekent bijvoorbeeld dat bedrijven een grotere kans lopen om vaste medewerkers te verliezen.

Het goede nieuws is echter dat organisaties toegang krijgen tot grote groepen getalenteerde en hoogopgeleide zelfstandigen. Nu steeds meer mensen op zoek zijn naar flexibel werk op afstand, lopen bedrijven die geen freelancers aan hun teams toevoegen, een groot deel van het talent mis.

Werk je al met freelancers en weet je niet goed hoe je ze moet aansturen? Deze blogpost helpt je begrijpen wat een freelance management system (FMS) is. We bespreken kort de functies van een FMS en hoe het organisaties helpt om aan hun talentbehoeften te voldoen.

Wat is een Freelance Management System?

Een FMS is een cloudgebaseerde oplossing die bedrijven helpt om alle financiële, organisatorische en juridische aspecten van het werken met zelfstandige contractanten te stroomlijnen. Het vermindert papierwerk en verhoogt tegelijkertijd je algehele productiviteit.

Als freelancers een essentieel onderdeel van je personeelsbestand zijn, heb je een solide FMS nodig om je processen te vereenvoudigen.

Van het aannemen van de juiste mensen tot het waarborgen van compliance: een FMS helpt je betere resultaten te behalen en bespaart je tijd en geld. Als je al met een flexibele schil werkt, weet je waarschijnlijk hoe complex en tijdrovend het is om alles zonder systeem te beheren.

Als bedrijf heb je een technische oplossing nodig zodra je meer dan 10 freelancers beheert.

Belangrijkste functies van een FMS

Je marketing-, finance-, HR-, juridische en andere afdelingen kunnen allemaal gebruikmaken van hetzelfde FMS, elk voor hun eigen doeleinden. Je HR-team kan het bijvoorbeeld gebruiken om gestandaardiseerde contracten op te stellen en op te slaan in het systeem. Op dezelfde manier kan de juridische afdeling hetzelfde platform gebruiken om compliance te waarborgen.

Dit zijn enkele van de belangrijkste functies van een FMS:

Het juiste talent vinden

Een kenmerk van een goed FMS is dat het voor recruiters eenvoudig is om nieuwe freelancers te vinden. Omdat je freelancers vaak snel moet kunnen inzetten, kun je het je niet veroorloven om veel tijd te besteden aan het handmatig zoeken naar kandidaten.

Het is uitdagend en tijdrovend om bekwame, betrouwbare freelancers te vinden. Een FMS maakt het proces van het opbouwen van een talentpool echter snel en eenvoudig.

Opstellen en ondertekenen van contracten

Stel je voor hoe het is als je gegevens verspreid zijn over verschillende platforms. Een ongeorganiseerde manier van freelancebeheer kost je alleen maar meer tijd en geld.

Een FMS is de plek waar je documenten foutloos voorbereidt en opslaat. Van het opstellen van contracten tot onboarding: alles gebeurt binnen één systeem. Wanneer je een specifiek document nodig hebt, weet je precies waar je het kunt vinden.

Facturen en betalingen beheren

We zien vaak dat de relatie tussen bedrijven en freelancers verslechtert door te late betalingen. Bij het werken met freelancers is vertrouwen waarschijnlijk de belangrijkste factor voor een gezonde samenwerking.

Je wilt niet dat een inefficiënt facturatie- en betalingssysteem het vertrouwen tussen jou en je werkers schaadt. Met een slim freelance management systeem kun je facturen beheren en betalingen efficiënt verwerken.

Onboarding en offboarding

Een solide onboardingproces helpt bedrijven om freelancers snel aan de slag te krijgen. Zonder een gestandaardiseerd proces krijg je echter waarschijnlijk te maken met tijdrovend papierwerk, vertragingen en knelpunten.

Met een FMS kun je elke stap van je onboarding-checklist stroomlijnen en vereenvoudigen door middel van automatisering.

Offboarding is ook een cruciaal proces en je hebt een systeem nodig om dit goed te beheren. Een goed FMS zorgt ervoor dat je de basis van je offboarding op orde hebt. Bovendien geeft het je controle over de toegang van freelancers tot gevoelige bedrijfsinformatie.

Compliance

Een van de uitdagingen waar hiring managers voor staan bij het werken met zelfstandige contractanten, is het beschermen van de ideeën en producten van het bedrijf.

Hier moet je de nodige aandacht besteden aan je compliance- en documentatieprocessen. Door het juiste FMS te implementeren, stroomlijn je het beheer en het ondertekenen van juridische documenten.

Tijdregistratie

Ben je in staat om nauwkeurig tijd bij te houden en te zien hoeveel tijd je freelancers aan elk project besteden?

Zo niet, dan moet je gebruikmaken van een FMS waarmee je zonder leercurve toegang hebt tot de urenstaten van werkers. Toonaangevende freelanceplatforms gebruiken hun tijdregistratietools om bedrijven te helpen de voortgang van elk teamlid te monitoren.

Projectmanagement

Projectmanagementtools zijn essentieel voor bijna elk bedrijf. Bij het beheren van projecten met freelancers moet je alles op één plek georganiseerd houden: bestanden, taken, mijlpalen, betalingen en communicatie.

Tools voor freelance talentmanagement zijn ontworpen om bedrijven te helpen dit doel te bereiken. Met een FMS heeft iedereen in je team vanaf elk apparaat toegang tot de benodigde informatie, zonder dat er iets gedownload hoeft te worden of extra tools nodig zijn.

Ondersteuning bij boekhouding

Wanneer bedrijven met vaste medewerkers op locatie werken, zetten ze boekhoudsystemen in om de financiën intern te beheren. Dat zou ook het geval moeten zijn bij het werken met freelancers.

Een FMS kan de noodzaak voor externe partijen om je financiële zaken te regelen wegnemen. Idealiter zoek je naar een platform dat meerdere functies biedt zonder extra kosten.

Naadloze communicatie

Het spreekt voor zich dat de communicatie tussen freelancers en bedrijfsmanagers naadloos moet verlopen.

Om de productiviteit te verhogen en projecten op tijd af te ronden, is een systeem nodig dat de communicatie stroomlijnt. Een FMS kan ook het communicatiegedeelte van uw organisatie beheren.

Gebruik een FMS om uw algehele productiviteit te verhogen

Er zijn wereldwijd meer dan 1,1 miljard freelancers. Dit betekent dat meer dan 30% van de beroepsbevolking uit freelancers bestaat.

Een FMS is onmisbaar bij het beheren van de groeiende behoefte aan freelancers. De uitdagingen en processen die we hierboven noemden, lijken misschien overweldigend, maar de juiste implementatie van een talentmanagementoplossing maakt ze tot een non-issue.

Met één systeem kunt u al uw wervingsprocessen met betrekking tot zelfstandige contractanten automatiseren. Het is tijd om optimaal te profiteren van on-demand talent zonder u zorgen te hoeven maken over interne bureaucratie.

Wiggli: De beste FMS-tool

Wiggli is een cloudgebaseerde tool voor talentmanagement waarmee u heel eenvoudig talentpools kunt opbouwen, de juiste mensen kunt aannemen en een soepel onboarding- en offboardingproces kunt implementeren.

Van het volgen van sollicitanten en aannemen tot recruitmentmarketing, Wiggli heeft alles wat u nodig heeft om uw talent aan te nemen en te beheren.