Hoe je een flexibele werkweek invoert zonder productiviteitsverlies

Het aantal mensen dat op afstand werkt, is de afgelopen jaren snel toegenomen. Nu het leven weer normaliseert, zijn veel bedrijven op zoek naar flexibelere roosters om medewerkers die graag op afstand willen werken tegemoet te komen.

Sommige bedrijven denken dat het toestaan van flexibele werkplekken of -tijden leidt tot productiviteitsverlies. Denk jij dat een flexibele werkweek de productiviteit schaadt?

Wij denken van niet. In dit artikel helpen we je bij het implementeren van een flexibel werkbeleid, terwijl je de productiviteit behoudt of zelfs verbetert. Laten we eerst kijken wat we precies bedoelen met een 'flexibele werkweek'.

Wat is een flexibele werkweek?

Flexibel werken betekent dat medewerkers de vrijheid krijgen om te bepalen wanneer, waar en hoe lang ze werken. Deze aanpak stelt medewerkers in staat om hun werk in hun eigen tempo uit te voeren en hun werk-privébalans af te stemmen op persoonlijke of familiale behoeften. Dit zijn enkele belangrijke kenmerken van een flexibele werkweek:

4-daagse werkweek

Organisaties overwegen een 4-daagse werkweek waarbij medewerkers 32 in plaats van 40 uur per week werken. Er is in de media veel discussie over de effectiviteit hiervan. Onderzoek suggereert dat minder uren werken het welzijn van medewerkers verbetert zonder dat dit invloed heeft op de productiviteit. Het is echter cruciaal om deze strategie op de juiste manier in te voeren. Een stappenplan helpt je bij de implementatie van een flexibele werkweek.

Thuiswerken    

Een andere uitstekende manier om een flexibele werkweek te realiseren, is door medewerkers de mogelijkheid te bieden om op afstand te werken. We weten allemaal hoe populair thuiswerken is geworden tijdens de pandemie. Als werkgever is het tijd om kritisch te kijken naar wat beter kan en om effectieve strategieën voor werken op afstand te implementeren.

Bij flexibele roosters vinden bedrijven het vaak lastig om medewerkers die vrijheid te gunnen. Sterker nog, veel bedrijven geloven zelfs na een wereldwijde pandemie nog steeds dat werken op afstand niet haalbaar is.

Vanuit het perspectief van de werknemer stijgt de vraag naar werken op afstand in alle sectoren, omdat mensen zich krachtiger en productiever voelen dan voorheen. Mensen zijn bereid hun baan op te zeggen of van carrière te veranderen als bedrijven hen dwingen terug te keren naar kantoor. Je personeel zo ver drijven dat ze overwegen te vertrekken, is een kortzichtige fout met langdurige gevolgen.

Je kunt het je niet veroorloven om talent te verliezen door een rigide werkbeleid. Ga daarom in gesprek met je medewerkers over hun voorkeuren. Om in de toekomst relevant te blijven, moet je bewust beleid voor werken op afstand implementeren. Het enige wat je nodig hebt, zijn de juiste samenwerkingstools en workflows.

Laten we dieper ingaan op de 4-daagse werkweek en hoe je deze kunt invoeren zonder productiviteitsverlies!

De 4-daagse werkweek invoeren

Als het aanpassen van de werkuren haalbaar is voor jouw bedrijf, zijn hier enkele aanbevelingen om dit succesvol te maken:

Verander je mindset

We zijn geneigd ons te focussen op kwantificeerbare zaken zoals gewerkte uren in plaats van op kwalitatieve maatstaven zoals welzijn en productiviteit. Daarom gebruiken bedrijven de tijd op kantoor om de inzet van werknemers te meten, zelfs als die maatstaven niets zeggen over de werkelijke waarde die aan het bedrijf wordt toegevoegd.

Om een vierdaagse werkweek werkelijkheid te laten worden, moet je je mindset veranderen en je meer richten op daadwerkelijke productiviteit. Dit kan leiden tot een gezondere werk-privébalans voor je werknemers, zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken over sancties voor enige flexibiliteit. Een vierdaagse werkweek moet daarom worden ingevoerd als bedrijfsbreed beleid in plaats van als een optionele extra.

Bepaal je doelen en meetwaarden    

Je moet de onzekerheid die gepaard gaat met het experimenteren met iets nieuws omarmen. Wees daarom bij het invoeren van een vierdaagse werkweek voorbereid op een fase van vallen en opstaan. Dit betekent niet dat je niets hoeft te plannen. Zorg voor een doordacht plan om nieuwe uitdagingen aan te pakken.    

Zowel bedrijfsleiders als werknemers moeten actief betrokken worden bij het proces om belangrijke beslissingen te nemen. Het is een goed idee om een commissie samen te stellen die een perfect programma voor kortere werkuren kan uitwerken. Een door werknemers geleide commissie kan dagelijks een uur samenkomen om potentiële uitdagingen te identificeren en oplossingen voor te stellen voordat het initiatief voor de vierdaagse werkweek van start gaat. Hier zijn enkele vragen die je moet stellen:

• Welke stappen kunnen we ondernemen om de productiviteit te verhogen?
• Hoe ga je de productiviteit meten?
• Welke ondersteuning hebben je werknemers nodig om dit initiatief tot een succes te maken?
• Zijn er juridische aspecten waar we rekening mee moeten houden?

Zorg voor een communicatieplan    

Zorg ervoor dat je proactief ingaat op de zorgen van je interne en externe belanghebbenden. Interne zorgen kunnen betrekking hebben op de impact van de verandering op je personeel. Leg duidelijk uit waarom je de vierdaagse werkweek wilt invoeren. Communiceer naar je werknemers dat ze dezelfde arbeidsvoorwaarden behouden zonder enige inlevering.

Het verminderen van onderbrekingen en het elimineren van operationele inefficiënties kan een succesvol vierdaagse werkweekprogramma mogelijk maken. Bovendien heeft de pandemie werknemers geleerd hoe ze efficiënter en bewuster kunnen omgaan met het inplannen van overlegtijd.

Voer het initiatief uit en evalueer het    

Verwacht bij een pilot niet dat alles vanaf het begin vlekkeloos verloopt. Je zult gaandeweg ontdekken welke tools en technologieën je nodig hebt om een vierdaagse werkweek te laten slagen. Problemen die je tijdens de pilotfase tegenkomt, moeten niet als falen worden gezien. Blijf hard werken om je plan continu te verfijnen.

Je kunt zowel kwalitatieve als kwantitatieve meetwaarden gebruiken om het resultaat van je initiatief te begrijpen. Wat betreft kwalitatieve meetwaarden: voer groepsinterviews uit om waardevolle inzichten te verkrijgen. Vraag je werknemers om hun ervaringen met de vierdaagse werkweek toe te lichten. Als je werknemers tijdens de pilot minder vaak ziek zijn, betekent dit simpelweg dat ze minder stress ervaren.

Tot slot

We begrijpen dat verschillende werknemers op verschillende momenten van de dag productiever en geconcentreerder zijn. Focus daarom, in plaats van je te veel zorgen te maken over het aantal gewerkte uren, op resultaten, deadlines en het welzijn van je werknemers.