Alles wat u moet weten over Candidate Relationship Management (CRM)

De noodzaak om talent aan te trekken en te behouden in een competitieve arbeidsmarkt is in 2021 alleen maar toegenomen. Als HR-professional of ondernemer moet u een sterke bedrijfscultuur koesteren om moeiteloos aan uw talentbehoefte te voldoen. Dit is waar u moet werken aan het concept van een solide candidate relationship management-systeem dat u helpt bij het ontwikkelen van een onderscheidend werkgeversmerk.

Als we naar de huidige trends kijken, kiezen bedrijven niet langer het talent. Het talent kiest de bedrijven. Het is dus tijd om te evalueren welke kandidaatervaring u biedt. Waarom zou talent voor uw bedrijf kiezen? De manier waarop u relaties met kandidaten en werknemers opbouwt en beheert, zal bepalend zijn voor uw zakelijk succes op de lange termijn.

Een van de meest praktische strategieën om uw grootste HR-uitdagingen voor eens en altijd op te lossen, is de implementatie van een robuust Candidate Relationship Management (CRM)-systeem. In dit artikel definieer ik uitgebreid wat CRM is, hoe het werkt, wat de voordelen zijn en waarom uw bedrijf het nodig heeft. Ik zal ook het verschil toelichten tussen een systeem voor kandidaatrelatiebeheer en een systeem voor klantrelatiebeheer.

Laten we beginnen!

Wat is Candidate Relationship Management (CRM)?

Simpel gezegd is candidate relationship management (CRM) een systematisch proces voor het beheren en verbeteren van de relaties met uw huidige en potentiële werknemers. Het automatiseert en stroomlijnt diverse taken, van het volgen van sollicitanten tot de communicatie.

Vanuit het perspectief van de kandidaatervaring maakt CRM het voor uw toekomstige werknemers eenvoudig om tijdens de gehele wervingscyclus verbonden te blijven met uw organisatie. Net zoals bedrijven verkoopfunnels bouwen om prospects om te zetten in klanten, helpt CRM recruiters bij het creëren van een talentpipeline om hun wervingsinspanningen te verbeteren.

Uw talentpipeline kan bestaan uit actieve en passieve kandidaten, fulltime werknemers, externe medewerkers, uurbasis-contractanten en projectmedewerkers.

Als we naar de statistieken kijken, kost het gemiddeld ongeveer $4.000 en bijna een maand om een nieuwe medewerker aan te nemen. Het kan echter meer tijd en geld kosten om bepaalde functies in te vullen. Het spreekt voor zich dat onvervulde vacatures leiden tot omzetverlies.

Wanneer u via verschillende kanalen veelbelovende kandidaten ontmoet, kunt u ze wellicht niet allemaal aannemen. Een CRM kan u echter helpen om iedereen betrokken te houden, zelfs als u ze op dat moment niet aanneemt. U kunt contact opnemen met alle gekwalificeerde kandidaten zodra de behoefte ontstaat.

CRM segmenteert potentiële kandidaten ook op basis van hun expertise en uw voorkeuren, zodat u uw employer branding en recruitmentmarketing gericht kunt inzetten. Dat is de enige effectieve manier om hoogwaardige professionals aan te trekken, te koesteren en aan te nemen.

Laten we bespreken hoe een CRM in verschillende omgevingen werkt.

Hoe werkt een CRM?

1. Potentieel talent vinden

Alles begint bij het vinden van de juiste mensen voor uw bedrijf via verschillende platforms, van sociale media tot traditionele vacatureplaatsingen en sollicitaties die in uw e-mail binnenkomen. Ongeacht het platform, slaat u alle kandidaatgegevens centraal op in een CRM.

Een CRM verzamelt de gegevens van kandidaten die bij een eerdere procedure niet zijn aangenomen. Ook de passieve kandidaten die je op het oog hebt, moeten deel uitmaken van je talentenpool. Wanneer je het wervingsproces start, houdt het CRM alle interacties met kandidaten bij, zodat nieuwe teamleden binnen HR snel op de hoogte zijn.

In de beginfase is het waarschijnlijk je prioriteit om de beste kandidaten te selecteren. Een CRM ondersteunt je tijdens dit hele proces en maakt het eenvoudig om snel contact op te nemen met deze prioriteitskandidaten.

Omdat het steeds lastiger wordt om de juiste mensen te vinden, is het verstandig om te werken aan een talentenpool en kandidaten de mogelijkheid te bieden zich in te schrijven, zelfs als er op dat moment geen vacature is. Ook mensen die niet direct aan je eisen voldoen, kun je de kans geven om deel uit te maken van je talentenpool.

2. Breng je vacatures onder de aandacht

Marketing is een essentieel onderdeel van elke wervingsstrategie, zeker wanneer je als recruiter de allerbesten wilt vinden. Bedrijven gebruiken diverse kanalen om vacatures te promoten via recruitmentmarketing en sociale media. Wanneer je een groep topkandidaten hebt samengesteld, wordt het eenvoudig om zeer gerichte en persoonlijke marketingcampagnes op te zetten. In deze fase is het de bedoeling dat je al deze potentiële kandidaten benadert en ze omzet in werknemers. En precies hier is een CRM je beste vriend.

3. Betrek kandidaten

Zodra je de geïnteresseerde kandidaten hebt gefilterd, is de volgende stap om ze te betrekken. Bedrijfsupdates, regelmatige communicatie en nieuwsbrieven zijn goede manieren om kandidaten betrokken te houden. Het is altijd aan te raden om je kandidaten op de hoogte te houden. Stuur bijvoorbeeld een bericht of feedback naar degenen die niet zijn geselecteerd. Constructieve feedback helpt hen om te zien welke vaardigheden ze missen of wat de reden was dat ze de baan niet kregen.

Een CRM kan de communicatie tussen jou en de kandidaten automatiseren. Je kunt bijvoorbeeld verschillende e-mailtemplates maken die kandidaten in elke fase van het proces betrokken houden. Denk hierbij aan het versturen van een ontvangstbevestiging naar iedereen die heeft gesolliciteerd.

Mensen die op zoek zijn naar een baan, willen tijdige en duidelijke communicatie. Wanneer ze direct antwoord van je krijgen, leidt dit tot een betere kandidatenervaring en een kans om een band op te bouwen.

Stel je eens voor hoeveel tijd en energie het kost als je dit allemaal handmatig moet doen.

4. Koesteren en aannemen

Bedrijven koesteren hun potentiële klanten om ze te bereiken op het punt waar ze zich in de salesfunnel bevinden. Op dezelfde manier moeten HR-professionals verschillende tactieken gebruiken om potentiële kandidaten betrokken te houden. Een CRM maakt het koesteren van kandidaten veel eenvoudiger en efficiënter. Het systeem kan bijvoorbeeld regelmatig e-mails versturen om hen op de hoogte te houden van wat er binnen het bedrijf speelt. Wanneer ze goed worden benaderd, kunnen deze potentiële kandidaten eenvoudig worden omgezet in werknemers.

Het CRM-proces helpt je dus om weloverwogen beslissingen te nemen, waardoor je misstappen bij het aannemen van personeel voorkomt.

Waarom hebben bedrijven een CRM nodig?

Hoe je met potentiële kandidaten omgaat, kan een directe invloed hebben op hun prestaties zodra ze zijn aangenomen. Het begint allemaal op het moment dat de kandidaat voor het eerst in aanraking komt met je werkgeversmerk.

Maar waarom heeft je bedrijf eigenlijk een CRM nodig? Nou, als je jezelf wilt verkopen aan veelgevraagde kandidaten, is een CRM de enige efficiënte manier om dit doel te bereiken. De ervaring van werknemers en kandidaten is vergelijkbaar met de klantervaring. Bovendien bepalen je werknemers uiteindelijk de klantervaring.

Hier zijn enkele situaties waarin een CRM je leven een stuk makkelijker maakt:

1. Een voorsprong bij het aannemen van toptalent

Wanneer iets belangrijk is voor je organisatie, moet je er vroeg en vaak over praten. Als het aannemen van toptalent belangrijk is en je wilt dat dit voor iedereen top-of-mind blijft, moet je een systeem hebben om je inspanningen georganiseerd en meetbaar te houden.

Stel dat een van je concurrenten een aantal van hun belangrijkste werknemers ontslaat. Het zou enorm voordelig zijn als je met behulp van een CRM al een pijplijn hebt opgebouwd met hoogwaardige kandidaten van dat bedrijf. Bovendien kun je als eerste contact opnemen met deze kandidaten.

2. Bouwen aan een sterk werkgeversmerk

Mensen lezen beoordelingen over werkgevers voordat ze contact opnemen met een organisatie voor een baan. Daarom mag het belang van een werkgeversmerk niet worden onderschat bij het vinden en aannemen van de juiste mensen.

Of je nu zelf potentiële kandidaten benadert of zij contact met jou opnemen, het is belangrijk om goede relaties te onderhouden met zowel je huidige als toekomstige medewerkers. Hier kan een CRM je helpen om potentiële kandidaten ervan te overtuigen dat ze bij de juiste plek aankloppen. Recruitmentmarketing via een CRM leidt tot een krachtig werkgeversmerk, zodat je zeker weet dat je het juiste talent voor je bedrijf vindt.

Pro-tip: Denk als een marketeer en gebruik moderne wervingstactieken om de concurrentie voor te blijven.

3. Inzicht in je bedrijfscultuur

In een competitieve omgeving is het cruciaal om het belang van bedrijfscultuur te beseffen en te begrijpen hoe dit organisaties helpt om nieuwe medewerkers aan te trekken en de huidige medewerkers geïnspireerd en gemotiveerd te houden. Veel bedrijven worstelen echter met het definiëren van wat bedrijfscultuur precies inhoudt en waarom het belangrijk is. Het kan als een vaag begrip aanvoelen.

Een CRM genereert waardevolle inzichten in de bedrijfscultuur. Het helpt niet alleen recruiters of bedrijfseigenaren, maar geeft potentiële kandidaten ook een kijkje in je bedrijfscultuur. Besteed daarom aandacht aan de cultuur die je uitdraagt via je wervings- of CRM-praktijken.

4. Problemen in het wervingsproces identificeren

Als je vaak talent verliest of er niet in slaagt de juiste mensen aan te trekken en aan te nemen, moet er iets mis zijn met het wervingsproces. Een CRM brengt gebieden in kaart die verbetering behoeven of fasen in het wervingstraject waar kandidaten afhaken.

5. De diversiteit van je talentenpool analyseren

Steeds meer bedrijven nemen stappen om diversiteit en inclusie te bevorderen naar aanleiding van maatschappelijke en politieke veranderingen. Helaas mislukken inspanningen om diversiteit en inclusie op de werkvloer te vergroten vaak. Je kunt echter een divers personeelsbestand opbouwen als je alle vormen van vooroordelen uit het wervingsproces verwijdert.

Met een CRM kun je potentiële kandidaten segmenteren en krijg je een overzicht van hoe je huidige talentenpool eruitziet. Als de pool niet divers genoeg is, kun je je inspanningen op het gebied van recruitmentmarketing verbreden.

Belangrijkste functies

Laten we kort kijken naar enkele van de belangrijkste functies van een CRM

• Snel grote hoeveelheden cv's doorzoeken
• Aanmaken van kandidaatprofielen op basis van real-time gegevens
• Automatisering van bepaalde processen, zoals het versturen van gepersonaliseerde e-mails naar kandidaten.
• Beoordelen van kandidaten op basis van hun vaardigheden, voorkeuren en kwalificaties
• Aanmaken van talentenpools voor verschillende functies
• Integratie met het huidige ATS
• Analytics en rapportages
• Inzicht krijgen in wat werkt en wat niet

Kies een CRM-oplossing die voldoet aan al je behoeften op het gebied van candidate relationship management; niet elke oplossing is namelijk hetzelfde.

Voordelen

Laten we kijken naar de voordelen van het implementeren van een CRM

• Bouw en onderhoud waardevolle relaties met kandidaten om een voorsprong te krijgen op je concurrenten.
• Creëer een talentpool om in contact te blijven met kandidaten
• Zet geautomatiseerde e-mailcampagnes op om snel te reageren en je talentpool betrokken te houden.
• Benader passieve kandidaten en bouw een band met hen op, ook als ze niet actief op zoek zijn naar een baan.
• Bouw een sterk werkgeversmerk op om je te onderscheiden van andere recruiters.
• Breng je merk accuraat in beeld en maak het zichtbaar in je vacatures en op je werken-bij-pagina.
• En het allerbelangrijkste: zorg voor een onvergetelijke ervaring voor de kandidaat

Candidate Relationship Management versus Customer Relationship Management

De afkorting CRM zorgt vaak voor verwarring. Het staat namelijk zowel voor customer relationship management als voor candidate relationship management. Het is daarom belangrijk om deze twee concepten van elkaar te onderscheiden.

We hebben inmiddels al veel besproken over candidate relationship management. Laten we nu de tweede variant definiëren: customer relationship management.

Zoals de naam al zegt, draait customer relationship management om het identificeren van zakelijke leads en het beheren van relaties met potentiële en bestaande klanten. Het is een combinatie van technologie, strategie en tools die bedrijven gebruiken om klanten aan te trekken, te werven en te behouden.

Het verschil tussen candidate en customer relationship management is dus vrij duidelijk.

Conclusie

Strategisch gebruik van candidate relationship management tilt je wervingsstrategie naar een hoger niveau. Het enige wat je hoeft te doen, is de uitdagingen in je recruitmentproces identificeren en bepalen waar meer structuur en efficiëntie nodig is. Een CRM helpt je bij het implementeren van best practices voor het sourcen, aantrekken, engageren en aannemen van de juiste mensen.

Ben je klaar om de strijd om talent op een meer georganiseerde en efficiënte manier te winnen? Zo ja, zoek dan het juiste CRM voor jouw organisatie. Bijvoorbeeld: Wiggli is een van de meest gerenommeerde en complete talentmanagementsystemen waarmee u volledige controle heeft over het gehele wervingsproces.