ATS-software: De onmisbare tool voor sourcing en recruitment

Als je verantwoordelijk bent voor recruitment of ooit gevraagd bent om nieuwe teamleden aan te nemen, weet je waarschijnlijk dat het een behoorlijk tijdrovende klus is.

Vacatures plaatsen op verschillende jobboards, cv's sorteren en door sollicitaties spitten is vaak saai en repetitief werk, zeker als het proces niet geautomatiseerd is. Gelukkig is er een revolutionaire technologie op het toneel verschenen: ATS-software, een tool die bewezen heeft recruitment makkelijker te maken.

Hoe krachtig is het precies? Een onderzoek uitgevoerd door het Amerikaanse bedrijf Capterra toonde aan dat 75% van de recruiters en talent acquisition managers een ATS gebruikt. Vrijwel allemaal (94%) zijn ze ervan overtuigd dat het een positieve impact heeft op hun recruitmentproces!

Hier lees je precies wat ATS-software is en hoe je het kunt inzetten om recruitment makkelijker te maken.

Wat is ATS-software?

De afkorting ATS staat voor Applicant Tracking System. Met andere woorden: het is software die specifiek is ontwikkeld voor het beheer van sollicitaties. Het wordt soms ook simpelweg "recruitmentsoftware" genoemd.

Dit type computerprogramma is ontworpen om recruiters bij twee zaken te helpen: het uitvoeren van recruitmentcampagnes en het nauwgezet volgen van elke stap in het proces. Het optimaliseert het zoeken naar kandidaten, zodat jouw taak – het kiezen van de beste – eenvoudig wordt. Daarnaast kun je het gebruiken om bepaalde taken te automatiseren, wat je kostbare tijd bespaart.

ATS-software kan alles afhandelen, van het publiceren van vacatures tot het onboarden van je nieuwe medewerker. Het is de beste tool die je achter de hand kunt hebben voor succesvol recruitment!

Er zijn twee soorten ATS-software

• Lokaal geïnstalleerd: toegankelijk via een verbinding met je interne server.
• SaaS (Software as a Service): toegankelijk via de cloud.

De meeste ATS-oplossingen werken volgens het SaaS-model vanwege het gebruiksgemak en de veelzijdigheid die dit biedt. Veel ATS-oplossingen bieden ook apps voor je smartphone of tablet en een vereenvoudigd updateproces.

Welke functies zitten er in een ATS?

Elke ATS-oplossing is anders, maar de meeste delen een aantal basisfuncties.

Enkele hiervan zijn:

Het is vermeldenswaard dat veel ATS-oplossingen zijn gebouwd met integraties voor andere digitale diensten, zoals berichtenplatforms, vacaturebanken en zelfs tools voor elektronische handtekeningen.

Dat scheelt weer tijd in je dag!

De tool voor productiviteit en efficiëntie van de recruiter

Zoals we zojuist hebben gezien, is een ATS veel meer dan een systeem voor cv-beheer. Het ondersteunt je bedrijf bij elke stap in het wervingsproces en versterkt de prestaties van je organisatie.

Hier is een lijst met enkele van de grootste voordelen van het gebruik van een ATS-tool voor werving:

1) Geoptimaliseerde werving

Door te centraliseren waar en hoe je je werving bijhoudt, helpt een ATS je tijd te besparen! Het kost slechts een paar klikken en het plaatsen van vacatures op vacaturesites is niet alleen makkelijker geworden, ze worden ook direct op de website van het bedrijf geplaatst. Je hoeft niet langer te schakelen tussen verschillende platforms en moeizaam teksten te kopiëren en plakken!

Bovendien kan een ATS de werving van kandidaten vereenvoudigen door je de beste profielen te tonen die voldoen aan je selectiecriteria.

Je kunt een ATS ook configureren zodat deze aansluit bij je interne wervingsprocessen. Zo werkt de technologie voor de recruiter – en niet andersom!

Om ervoor te zorgen dat je nooit meer de perfecte match mist, gebruikt het wervingsplatform Wiggli een gericht algoritme om de meest competente kandidaten voor je vacature voor te selecteren.

2) Een sterker werkgeversmerk

Er is niets frustrerender voor een kandidaat dan nooit een reactie ontvangen na het versturen van een sollicitatie. We oordelen niet; het vergeten van een reactie kan iedereen overkomen. Hoe menselijk dat ook is, het heeft wel een negatieve invloed op het imago van je bedrijf.

Denk aan een infographic gemaakt door LaSuperAgence, waaruit blijkt dat 72% van de mensen met een slechte sollicitatie-ervaring dit online of aan anderen heeft gedeeld.

Dankzij gegarandeerde en gedetailleerde statusupdates voor je wervingsproces weet je zeker dat geen enkele stap wordt vergeten! Met andere woorden: elke kandidaat wordt op de hoogte gehouden van de status van hun sollicitatie.

Met dat in gedachten zullen ze eerder een positief beeld van je bedrijf behouden... en dit delen met mensen in hun omgeving!

Een betere sollicitatie-ervaring heeft een zichtbaar positieve impact op je werkgeversmerk, waardoor werven in de toekomst nog makkelijker wordt!

Het is een vicieuze cirkel, maar dan in positieve zin!

4) Betere besluitvormingsprocessen

Werving is vaak een taak waarbij meerdere mensen binnen een bedrijf betrokken zijn. Soms kan het lastig zijn om ieders mening te verzamelen en tot een besluit te komen.

Hier komen ATS-oplossingen kijken: een samenwerkingstool die de communicatie tussen de verschillende betrokken partijen in het wervingsproces vergemakkelijkt. Zo kun je eenvoudig alle sollicitaties per kandidaat volgen.

De kans dat informatie verloren gaat, neemt af en je bent beter in staat om een weloverwogen besluit te nemen.

5) Eenvoudig beheer van persoonsgegevens

Zoals je waarschijnlijk weet, is alle data uit binnengekomen sollicitaties onderworpen aan de regels van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Als wervend bedrijf kun je vragen krijgen over hoe je de gegevens van kandidaten beheert.

Het gebruik van een ATS helpt je niet alleen om de toegang tot deze gegevens te beveiligen, maar stelt je ook in staat om alles op één centrale plek te verzamelen en op te slaan.

Dit is cruciaal om gegevensbeheer praktischer te maken en niet-naleving van deze regelgeving te voorkomen.

ATS-oplossingen: software ontworpen voor elk bedrijf

Vroeger waren ATS-oplossingen alleen toegankelijk voor grote bedrijven en wervingsbureaus, maar tegenwoordig is er voor elk bedrijf, ongeacht de omvang, een passende oplossing!

De meeste wervingssoftware hanteert tarieven op maat, afhankelijk van het aantal gebruikers en de gekozen functies. Dit betekent dat je alleen betaalt voor wat je gebruikt! Ongeacht de grootte van je bedrijf is er een oplossing die jouw wervingsuitdagingen kan aanpakken!

Kortom, deze alles-in-één ATS-oplossingen zijn een essentieel hulpmiddel voor iedereen die zich bezighoudt met werving en selectie. Door minder tijd te besteden aan administratieve taken die geen waarde toevoegen, kunnen recruiters zich concentreren op hun kerntaken.

Het voeren van succesvolle wervingscampagnes kan helpen je bedrijf te laten groeien, wat je een aanzienlijk concurrentievoordeel oplevert.

ATS-programma's en recruitment vormen samen een beproefde, winnende combinatie in het bedrijfsleven!